Slanje e faktura na SEF

Da biste poslali određene dokumente na SEF potrebno je da ih prvo selektujete u tabeli i da zatim kliknete na dugme Pošalji na SEF koje je na slici označeno brojem 1. Naglašavamo da možete da pošaljete više dokumenata odjednom tako što ih prvo selektujete a zatim kliknete na dugme Pošalji na SEF.

Alternativno, određeni dokument možete da pošaljete na SEF i tako što desnim tasterom miša kliknete na njega a zatim, u meniju koji se pojavi, na opciju Pošalji na SEF.

SLANJE E FAKTURE SA PRILOGOM NA SEF

Program Sors omogućava slanje dokumenata na SEF sa prilogom. Da biste poslali dokument sa prilogom na SEF potrebno je da kliknete desnim tasterom miša na njega posle čega će se prikazati meni u kome treba da kliknete na opciju Pošalji na SEF sa prilogom. Pošto to uradite otvoriće se prozor koji je prikazan na slici ispod.

Ako kliknete na dugme Pronađi otvoriće se prozor pomoću koga možete da izaberete priloge koje želite da pošeljete na SEF. Moguće je slanje do 3 priloga u pdf formatu koji maksimalno zauzimaju 25MB prostora. Treba da imate u vidu da ćete moći da pošaljete maksimalno 2 priloga ako je program Sors podešen da šalje prikaz dokumenta na SEF kao prilog.

Prilozi koji će biti poslati na SEF zajedno sa dokumentom su prikazani u tabeli. Iz ove tabele prilog možete da uklonite tako što ga prvo selektujete a zatim kliknete na dugme Obriši.

Kada završite sa izborom priloga potrebno je da klinete na dugme OK i dokument sa prilozima će biti poslat na SEF.

PREUZIMANJE STATUSA E FAKTURE SA SEF

U sistemu elektronskih faktura kupcu je omogućeno da odobri ili odbije da primi elektronsku fakturu a izdavalac fakture (dobavljač) može da je stornira. U skladu sa tim, elektronska faktura može da ima sledeće statuse:

Nije poslato. E fakture sa ovim statusom nisu poslate na SEF.
Slanje. E fakture sa ovim statusom se nalaze u fazi slanja, što znači da nisu isporučene kupcu. Prema Tehničkom uputstvu koje je objavilo Ministarstvo finansija, SEF ima rok od 180 minuta da isporuči e fakturu kupcu, počevši od trenutka kada je e faktura poslata na SEF. Posle isteka navedenog roka e faktura mora da bude isporučena kupcu ili da dobije status Greška.
Poslato. E fakture sa ovim statusom su poslate na SEF ali ih kupac nije odobrio ni odbio. Praktično, ovaj status označava da se čeka odgovor kupca.
Odobreno. E fakture sa ovim statusom su odobrene od strane kupca.
Stornirano. E fakture sa ovim statusom su stornirane od strane dobavljača.
Odbijeno. E fakture sa ovim statusom su odbijene od strane kupca (kupac je odbio da ih primi).

Dodatno, e faktura može da ima i sledeće statuse:

Greška. Ovaj status označava da je prilikom slanja e-fakture došlo do greške. E fakture sa ovim statusom je potrebno otkazati.
Nacrt. U slučaju da e faktura duže vremena ima status Nacrt potrebno je da se otkaže jer je verovatno došlo do greške.
Novo. U slučaju da e faktura duže vremena ima status Novo potrebno je da se otkaže jer je verovatno došlo do greške.

Status e faktura možete da preuzmete sa SEF tako što ih prvo selektujete a zatim kliknete na dugme Osveži SEF status koje se nalazi u delu prozora koji je na slici označen brojem 1. Napominjemo da će biti preuzet status onih e faktura koje su selektovane u tabeli.

Alternativno, status određenog dokumenta možete da preuzmete sa SEF i tako što desnim tasterom miša kliknete na njega a zatim, u meniju koji se pojavi, na opciju Osveži SEF status.

Status e fakture prikazan je u koloni Status dokumenta na SEF (označeno brojem 3 na slici).

Prilikom odobravanja elektronske fakture kupac može ali ne mora da upiše komentar. U slučaju da kupac odbije da primi elektronsku fakturu obavezan je da upiše komentar, odnosno razlog odbijanja. Komentar koji je kupac naveo prilikom odobravanja ili odbijanja e fakture prikazuje se u koloni Komentar kupca na SEF (označeno brojem 3 na slici). Ako je komentar opširan i ne može da bude prikazan u koloni, možete da ga prikažete u celosti tako što kliknete desnim tasterom na dokument a zatim na opciju Komentari na SEF i prikazaće se prozor u kome možete da vidite ceo komentar.

Omogućeno je filtriranje dokumenata po statusu pomoću filtera Status na SEF koji se nalazi u delu prozora koji je na slici označen brojem 2.

STORNIRANJE E FAKTURA

Storniranje e faktura vrši izdavalac dokumenta (dobavljač) u situacijama kada je e faktura isporučena primaocu (kupcu) a potrebno da se povuče, odnosno da postane nevažeća. U skladu sa tim mogu da se storniraju e fakture koji imaju status Poslato, Odbjeno i Odobreno a storniranje se vrši se tako što se desnim tasterom klikne na fakturu a zatim, u meniju koji se prikaže, na opciju Storniraj ili otkaži na SEF.

Posle storniranja e-fakture evidentiraju se odgovarajuće promene u kartici kupca i izveštajima o stanju zaliha. Ove promene su opisane ovde.

OTKAZIVANJE E FAKTURA

Otkazivanje elektronskih faktura vrši izdavalac dokumenta (dobavljač) u slučajevima kada je prilikom slanja e fakture došlo do greške, odnosno kada e faktura nije isporučena primaocu (kupcu). Prema Tehničkom uputstvu koje je objavilo Ministarstvo finansija, SEF ima rok od 180 minuta da isporuči e fakturu kupcu, počevši od trenutka kada je e faktura poslata na SEF. Za vreme trajanja navedenog roka od 180 minuta e faktura može da ima status Slanje, što znači da još uvek nije poslata kupcu, odnosno da je isporuka e fakture kupcu u toku. Posle isteka roka od 180 minuta, e faktura će biti isporučena kupcu ili će SEF prijaviti grešku prilikom slanja, što znači da e faktura posle 180 minuta od trenutka kada je poslata na SEF mora da bude isporučena kupcu ili da dobije status Greška. U slučaju da je status e fakture Greška potrebno je da se ona otkaže tako što se desnim tasterom klikne na e fakturu a zatim, u meniju koji se prikaže, na opciju Storniraj ili otkaži na SEF.

U nekim situacijama moguće je da e faktura ima status Nova ili Nacrt. E fakture sa ovim statusom takođe mogu da se otkažu na prethodno opisan način.

Kada se otkaže, e faktura postaje nevažeća i potrebno je da se kupcu dostavi nova. Ako ste otkazali račun-otpremnicu ili račun novi dokument možete najlakše da napravite tako što kopirate otkazani dokument. Postupak kopiranja računa-otpremnice i računa opisan je ovde. U slučaju da ste otkazali avansni račun ili knjižno odobrenje biće potrebno da dokument ponovo napravite ručno.

Posle otkazivanja e fakture evidentiraju se odgovarajuće promene u kartici kupca i izveštajima o stanju zaliha. Ove promene su opisane ovde.

PROMENE NA OSNOVU STORNIRANIH I OTKAZANIH E-FAKTURA U KARTICAMA KUPCA I IZVEŠTAJIMA O STANJU ZALIHA

Posle storniranja ili otkazivanja e-fakture promene u kartici kupca i spisku obaveza po kupcima će biti automatski stornirane. U slučaju storniranja ili otkazivanja računa-otpremnice i računa zaduženje kupca će automatski biti umanjeno za iznos stornirane fakture a u slučaju storniranja ili otkazivanja knjižnog odobrenja automatski će biti stornirano razduženje kupca. Na slici ispod vidi se kako se u kartici kupca prikazuje račun-otpremnica koji je storniran ili otkazan.

Prikazivanje storniranog ili otkazanog računa-otpremnice u kartici kupca

Za razliku od spiska zaduženja po kupcima i kartice kupaca, u slučaju storniranja ili otkazivanja računa-otpremnice, promene koje su izvršene u izveštajima o stanju zaliha neće biti automatski stornirane. To znači da je potrebno da robu čiji je izlaz evidentiran po storniranom ili otkazanom računu-otpremnici ručno vratite na stanje tako što u prozoru za pregled računa-otpremnice desnim tasterom kliknete na stornirani ili otkazani račun a zatim na stavku Napravi povratnicu. Posle toga će se prikazati prozor za unos povratnice kupca koji će biti popunjen sa artiklima koji se nalaze u storniranom ili otkazanom računu-otpremnici (nema potrebe da ručno upisujete artikle u povratnicu već će artikli automatski biti upisani). Ostaje još da u prozoru za unos povratnice kupca kliknete na dugme Snimi.

BROJEVI E FAKTURA

E fakture u sistemu elektronskih faktura moraju da imaju jedinstven broj, odnosno identifikator i zbog toga se broj e fakture u programu Sors sastoji iz tri dela. Prvi deo označava vrstu dokumenta, drugi deo je numeracija e fakture a treći deo predstavlja godinu izdavanja. Na primer, u e fakturi sa brojem AV-1889/2023 deo AV označava vrstu dokumenta avansni račun, deo 1889 označava broj avansnog računa a deo 2023 označava da je faktura izdata u 2023 godini. Sledi spisak oznaka dokumenata u programu Sors (prvi deo broja fakture):

Oznaka AV odnosi se na avansne račune
Oznaka RN odnosi se na račune
Oznaka RO odnosi se na račune-otpremnice
Oznaka KO odnosi se na knjižna odobrenja

SLANJE, PREUZIMANJE STATUSA I STORNIRANJE E FAKTURA

SADRŽAJ

E FAKTURE IZ PROGRAMA SORS KOJE MOGU DA SE POŠALJU NA SEF

PODEŠAVANJE PROGRAMA SORS ZA KOMUNIKACIJU SA SEF

PROZORI U KOJIMA SE VRŠI SLANJE, PREUZIMANJE STATUSA I STORNIRANJE E FAKTURA