UVOZ DOKUMENATA IZ SEF U KNJIGU PRIMLJENIH RAČUNA

SADRŽAJ

Koncept
Pokretanje postupka uvoza
Korak 1 - Izbor poreskog perioda
Korak 2 - Ažuriranje statusa prethodno uvezenih faktura
Korak 3 - Uvoz
Korak 4 - Prijavljivanje grešaka
Korak 5 - Povezivanje dokumenata sa dobavljačima iz šifarnika dobavljača
Korak 6 - E fakture iz prethodnih poreskih perioda
Korak 7 - Priprema za knjiženje
Korak 8 - Upis dokumenata u Knjigu primljenih računa
Korak 9 - Obaveštenja

KONCEPT

U poslovnom softveru Sors predviđeno je da Knjiga primljenih računa služi kao osnov za automatsko knjiženje dokumenata i formiranje Evidencije prethodnog poreza. Zbog toga je potrebno da se prvo formira Knjiga primljenih računa, da se obezbedi tačnost i ispravnost podataka koji su u nju upisani i da se, tek nakon toga, pokrene postupak automatskog knjiženja i formiranja Evidencije prethodnog poreza.

Funkcija uvoza dokumenata iz SEF značajno pojednostavljuje postupak formiranja Knjige primljenih računa a time i postupak automatskog knjiženja dokumenata i formiranja Evidencije prethodnog poreza.

PORESKI PERIOD I DOKUMENTI KOJI SE UVOZE IZ SEF U KNJIGU PRIMLJENIH RAČUNA

Uvoz iz SEF u Knjigu primljenih računa vrši se za određeni poreski period, odnosno iz SEF se uvoze dokumenti koji pripadaju određenom poreskom periodu. Uvoze se sledeći dokumenti:

1. E faktura (sve vrste e faktura: računi, dokumenti o povećanju, dokumenti o smanjenju, avansni računi)
2. E fakture iz prethodnih poreskih perioda koje su promenile status u poreskom periodu za koji se podaci uvoze (detaljnije objašnjenje možete da pronađete ovde)
3. Pojedinačne evidencije PDV za nabavku robe i usluga

STANJE NA DAN KOJE PRETHODI DANU UVOZA

Prema uputstvu Ministarstva finansija, Evidencija prethodnog poreza se formira sa stanjem na dan koji prethodi danu evidentiranja na SEF. U skladu sa tim, u Knjigu primljenih računa uvozi se stanje na dan koji prethodi danu uvoza.

Uzećemo za primer e fakturu koja 6. februara ima status Pregledano a 7. februara dobije nov status Prihvaćeno. Ako korisnik izvrši uvoz 7. februara, e faktura će biti uvezena sa statusom koji prethodi danu uvoza, odnosno sa statusom Pregledano . U slučaju da se uvoz vrši 8. februara, e faktura će biti uvezena sa statuom Prihvaćeno.

OPERACIJE KOJE PROGRAM VRŠI PRILIKOM UVOZA

Prilikom uvoza dokumenata iz SEF poslovni softver Sors vrši operacije koje maksimalno pojednostavlju formiranje Knjige primljenih računa:

1. Upisuje podatke iz dokumenata koji se uvoze u relevantna polja Knjige primljenih računa: podatke o dobavljaču, datumima, vrsti dokumenta, iznosima (poreskoj osnovici, PDV...), statusu dokumenta na SEF, kao i informacije o avansnim računima koji su prethodili konačnom računu (ukoliko ih je bilo).
2. Prepoznaje e fakture iz prethodnih poreskih perioda koje su promenile status u poreskom periodu za koji se podaci uvoze i postupa sa njima na propisani način.
3. Vrši klasifikaciju dokumenata na pozicije u Evidenciji prethodnog poreza.
4. Vrši pripremu za automatsko knjiženje dokumenata.

OPERACIJE KOJE KORISNIK VRŠI POSLE UVOZA

U Knjigu primljenih računa uvoze se različite vrste dokumenata i postoji mnogo situacija od kojih neke ne mogu da budu automatski obrađene. Zbog toga je predviđeno da program prilikom uvoza izvrši sve radnje koje može da izvrši a da zatim korisnik programa analizira Knjigu primljenih računa, proveri ispravnosti podataka i da unese potrebne izmene.

Dobar primer radnje koju program ne može automatski da izvrši je donošenje odluke da li PDV koji je iskazan u određenom dokumentu može da se odbije kao prethodni porez ili ne. Ovakvu odluku mora da donese korisnik programa posle izvršenog uvoza iz SEF.

AŽURIRANJE UVEZENIH DOKUMENTA (PONOVLJENI UVOZ)

Priprema za podnošenje poreskih prijava za određeni poreski period, kao i rad na formiranju Knjige primljenih računa, često se ne završavaju u jednom danu, već mogu da traju i nekoliko dana. Ako postupak formiranja Knjige primljenih računa traje više dana, postoji velika verovatnoća da će tokom tog perioda doći do izmena na portalu SEF — mogu biti ispostavljene nove fakture, dok postojeće fakture mogu da promene svoj status (na primer, iz Primljeno u Prihvaćeno).

Na primer, korisnik može 1. u mesecu da izvrši uvoz podataka iz SEF-a za prethodni poreski period. Ukoliko je 2. u mesecu neradan dan, nastavak rada može uslediti tek 3. u mesecu, dok zbog obima posla formiranje Knjige primljenih računa može biti završeno 4. u mesecu. U ovom scenariju priprema poreske prijave traje četiri dana, a u tom vremenskom okviru može doći do već pomenutih promena na SEF — prijema novih e-faktura i promene statusa ranije uvezenih faktura.

Budući da podaci u Knjizi primljenih računa moraju da budu ažurni na dan podnošenja poreskih prijava, poslovni softver Sors omogućava da se podaci za isti poreski period uvoze više puta. Na primer, korisnik može da obavi prvi uvoz 1. u mesecu, a zatim da ponovi uvoz 3. i 4. u mesecu.

Kada se podaci za isti poreski period uvoze više puta, program primenjuje sledeća pravila:

1. Prilikom prvog uvoza, svi dokumenti koji pripadaju poreskom periodu preuzimaju se iz SEF i upisuju u Knjigu primljenih računa.
2. Prilikom svakog sledećeg uvoza, uvoze se dokumenti koji pripadaju poreskom periodu ali uz uslov da nisu prethodno upisani u Knjigu primljenih računa. Drugim rečima, preuzimaju se dokumenti koji su registrovani na SEF posle prethodnog uvoza.
3. Prilikom svakog sledećeg uvoza, ažurira se status dokumenata koji pripadaju poreskom periodu a koji su prethodno uvezeni - dokumenti se ne brišu i ne uvoze ponovo, već se vrši ažuriranje njihovog statusa (na primer, iz Primljeno u Prihvaćeno).

Na ovaj način program ne briše ranije uvezene dokumente niti poništava promene koje je korisnik ručno uneo u Knjigu primljenih računa između dva uvoza, čime se omogućava da se rad na Knjizi primljenih računa odvija tokom više dana, bez rizika od gubitka podataka.

Da zaključimo: primenom prethodno opisanih pravila, korisnicima poslovnog softvera Sors ostavljena je mogućnost da Knjigu primljenih računa formiraju postepeno, u više navrata, a da pri tome svi podaci ostanu ažurni i tačni na dan podnošenja poreskih prijava. Ova fleksibilnost je ključna u situacijama kada priprema poreskih prijava i formiranje Knjige primljenih računa zahteva više dana rada.

POKRETANJE POSTUPKA UVOZA

Postupak uvoza dokumenata iz SEF u Knjigu primljenih računa možete da pokrenete iz prozora za pregled Knjige primljenih računa:

1. U komandnom meniju kliknite na stavku Finansijsko
2. U meniju kliknite na stavku Poreske knjige
3. U meniju koji se prikaže kliknite na stavku Knjiga primljenih računa
4. Kada to uradite otvoriće se prozor koji je prikazan na slici ispod:

Ako kliknete na dugme Uvezi iz SEF, koje je označeno na prethodnoj slici, otvoriće se prozor koji je predviđen da vodi korisnika kroz proces uvoza. Ovaj prozor prikazan je u narednom odeljku, a mi ćemo vam ovde skrenuti pažnju da se u levom delu prozora nalazi spisak koraka koji treba da budu izvršeni tokom postupka uvoza (slika ispod).

KORAK 1 - IZBOR PORESKOG PERIODA

U provom koraku vrši se izbor poreskog perioda – u Knjigu primljenih računa biće uvezeni dokumenti koji pripadaju poreskom periodu koji je ovde izabran.

Ministarstvo finansija je objavilo uputstvo u kome su, između ostalog, navedena pravila za utvrđivanje poreskog perioda dokumenata. Ovo uputstvo nalazi se ovde, a deo koji se odnosi na utvrđivanje poreskog perioda e faktura počinje od strane 37, dok deo koji se odnosi na utvrđivanje poreskog perioda Pojedinačnih evidencija PDV za nabavku robe i usluga počinje na strani 68.

Pravila za određivanje poreskog perioda e fakture su detaljno objašnjena u uputstvu Ministarstva finansija, na prethodno navedenim stranicama i zbog toga ih ovde nećemo detaljnije analizirati ali ćemo naglasiti da poreski period dokumenta u nekim situacijama zavisi od datuma formiranja prethodne Evidencije prethodnog poreza (EPP), odnosno od datuma kada je prethodna EPP evidentirana na SEF. Poreski period dokumenta zavisi od datuma formiranja prethodne EPP kada:

• datum nastanka PDV obaveze iskazan u e fakturi pripada jednom poreskom periodu
• datum izdavanja e fakture pripada narednom poreskom periodu.

Na primer, ako je u e fakturi iskazan datum nastanka PDV obaveze 31. januar, a faktura je izdata 5. februara, poreski period se određuje na sledeći način:

1. Ako je prethodna EPP formirana 3. februara (pre datuma izdavanja e-fakture), poreski period e-fakture je februar.
2. Ako je prethodna EPP formirana 7. februara (posle datuma izdavanja e-fakture), poreski period e-fakture je januar.

Detaljnije informacije o načinu na koji se utvrđuje poreski period dokumenta možete da pronađete u uputstvu Ministarstva finansija.

U ovom koraku je potrebno da uradite sledeće:

1. U padajućem meniju Poreski period izaberite poreski period za koji želite da uvezete dokumente.
2. U polje Godina upišite godinu za koju uvozite dokumente.
3. U polje Datum formiranja prethodne EPP potrebno je da unesete datum kada je na SEF evidentirana EPP za poreski period koji prethodi onom za koji se vrši uvoz podataka. Na primer, ako uvozite podatke za poreski period mart, u ovo polje treba da unesete datum kada je EPP za poreski period februar evidentirana na SEF. Ako je prethodna EPP poslata na SEF putem programa Sors, ovaj datum biće automatski popunjen.
4. Kliknite na dugme Dalje da biste prešli na sledeći korak.

KORAK 2 - AŽURIRANJE STATUSA PRETHODNO UVEZENIH E FAKTURA

U prethodnom izlaganju smo predstavili da poslovni softver Sors omogućava da se podaci za isti poreski period uvoze više puta, sa ciljem da se korisnicima ostavi mogućnost da rade na formiranju Knjige primljenih računa više dana.

U ovom koraku, u polju Datum poslednjeg ažuriranja statusa u KPR prikazuje se datum kada je izvršen prethodni uvoz, odnosno datum kada je izvršeno ažuriranje statusa uvezenih dokumenata.

Podrazumevano, program postupa tako da prilikom svakog sledećeg uvoza posle prvog, preuzima samo statuse dokumentata koji nisu već preuzeti, odnosno statuse dokumenata koji su promenjeni posle prethodnog uvoza. Ako je čekirana opcija Ignoriši poslednje ažuriranje statusa u KPR prilikom svakog sledećeg uvoza posle prvog, biće izvršeno preuzimanje svih statusa dokumenata u poreskom periodu, bez obzira na to što su statusi dokumenata već preuzeti prilikom prethodnih uvoza, što može da traje duže nego kada je ova opcija nije čekirana.

U velikom broju slučajeva opcija Ignoriši poslednje ažuriranje statusa u KPR ne treba da bude čekirana zato što bi čekiranje ove opcije bespotrebno produžilo vreme uvoza. Sa druge strane, u izuzetnim situacijama, koje ovde nećemo analizirati zato što se javljaju veoma retko, ova opcija treba da bude čekirana.

Pošto kliknete na dugme Dalje prikazaće se sledeći korak.

KORAK 3 - UVOZ

U ovom koraku se vrši uvoz dokumenata iz SEF-a, a korisnička interakcija nije potrebna - sve radnje program vrši automatski. Proces uvoza možete da pratite u trakama za indikaciju napretka a trajanje procesa uvoza zavisi od broja dokumenata koji treba da budu uvezeni i broja dana u poreskom periodu za koji se dokumenti uvoze (uvoz podataka za tromesečni poreski period generalno traje duže nego za mesečni).

Uvoz dokumenata se vrši prema sledećim pravilima:

1. Datum izdavanja, datum prometa, datum valute i datum PDV obaveze se prepisuju iz dokumenta koji se uvozi u odgovarajuća polja Knjige primljenih računa.
2. Vrsta dokumenta se prepisuje iz dokumenta koji se uvozi u odgovarajuća polja Knjige primljenih računa.
3. Pozicija u Evidenciji prethodnog poreza se utvrđuje prema vrsti dokumenta na način koji je objašnjen ovde, odnosno u slučaju e fakture iz prethodnog poreskog perioda na način koji je objašnjen ovde.
4. Iznosi iz dokumenta se prepisuju iz dokumenta koji se uvozi u odgovarajuća polja Knjige primljenih računa prema pravilima koja su navedena ovde.
5. U određenim situacijama dokument se upisuje sa negativnim vrednostima, o čemu detaljnije možete da se informišete ovde.
6. U polje Način plaćanja uvek se upisuje virman.

Kada se postupak uvoza završi, biće prikazan sledeći korak.

KORAK 4 - PRIJAVLJIVANJE GREŠKA

U slučaju da tokom uvoza određenog dokumenta iz SEF dođe do greške, korisnik će o tome biti obavešten u ovom koraku.

Ako prilikom uvoza određenog dokumenta dođe do greške, program će taj dokument preskočiti, ali će nastaviti sa uvozom preostalih dokumenata. Na taj način, ceo postupak uvoza neće biti prekinut zbog eventualne greške u vezi sa jednim dokumentom.

Spisak dokumenata koji su preskočeni prilikom uvoza zbog eventualne greške prikazan je u tabeli u ovom koraku:

1. U koloni Vrsta navodi se vrsta dokumenta za koji je tokom uvoza prijavljena greška (e faktura ili Pojedinačna evidencija PDV).
2. U koloni ID navodi se identifikacioni broj dokumenta na SEF za koji je tokom uvoza prijavljena greška.
3. U koloni Greška navodi se opis greške.
4. Dokument za koji je tokom uvoza prijavljena greška možete da prikažete na portalu SEF ako kliknete na link Prikaži na SEF u poslednjoj koloni. Uslov za prikazivanje je da budete prijavljeni na portal SEF i to na firmu čije dokumente uvozite.

Na sledeći korak možete da pređete ako kliknete na dugme Dalje.

Naglašavamo da se greške prilikom uvoza retko javljaju i da će u većini slučajeva ovaj korak biti preskočen.

KORAK 5 - POVEZIVANJE DOKUMENATA SA DOBAVLJAČIMA IZ ŠIFARNIKA DOBAVLJAČA

Svi dokumenti koji se upisuju u Knjigu primljenih računa, odnosno svi dokumenti koji se uvoze iz SEF moraju da budu povezani sa dobavljačem iz šifarnika dobavljača.

Prilikom preuzimanja dokumenata iz SEF poslovni program Sors povezuje e fakturu sa dobavljačem koji je prethodno upisan u šifarnik dobavljača na osnovu PIB-a. To znači da će program prilikom preuzimanja dokumenta iz SEF pokušati da u šifarniku dobavljača pronađe dobavljača sa istim PIB-om kao u dokumentu koji se preuzima iz SEF.

U tabeli u ovom koraku prikazuju se dokumenti koji su uvezeni iz SEF a koje program nije uspeo da poveže sa dobavljačem iz šifarnika dobavljača (na primer, dobavljač iz dokumenta nije upisan u šifarnik dobavljača ili je upisan ali sa pogrešnim PIB-om). Tabela ima sledeće kolone:

1. U koloni Vrsta uvoza sa SEF navodi se vrsta dokumenta (e faktura ili Pojedinačna evidencija PDV).
2. U koloni Naziv i sedište dobavljača navodi se dobavljač iz šifarnika dobavljača sa kojim je dokument povezan. Ova kolona će posle prikazivanja ovog koraka biti prazna a informacije će se u njoj prikazati tek kada korisnik ručno poveže dokument sa dobavljačem iz šifrarnika dobavljača.
3. Na osnovu naziva kolona Broj dokumenta, Datum izdavanja, Datum prometa i Vrednost sa PDV bi trebalo da bude jasno koji se podaci u njima prikazuju.
4. Ako je vrsta dokumenta e faktura u pretposlednjoj koloni biće prikazan link Prikaži PDF. Klikom na ovaj link možete da preuzmete PDF prikaz e fakture iz SEF.
5. U poslednjoj koloni prikazan je link Prikaži na SEF pomoću koga možete da prikažete dokument na portalu SEF. Uslov za prikazivanje je da budete prijavljeni na portal SEF i to na firmu čije dokumente uvozite.

Pre nego što nastavite postupak uvoza potrebno je da povežete sve dokumente koji su prikazani u tabeli u ovom koraku sa dobavljačima iz šifarnika dobavljača. To možete da uradite tako što ćete kliknuti desnim tasterom miša na dokument i u meniju koji se prikaže izaberete opciju Poveži sa dobavljačem. Dalji postupak zavisi od vrste dokumenta na koji ste kliknuli (e faktura ili Pojedinačna evidencija PDV).

POVEZIVANJE E FAKTURE

Ako povezujete e fakturu sa dobavljačem iz šifarnika dobavljača, pošto kliknete na opciju Poveži sa dobavljačem, prikazaće se sledeći prozor:

Naziv i PIB dobavljača iz e fakture koja je preuzeta sa SEF prikazani su u poljima koja su na prethodnoj slici označena brojem 1.

U slučaju da je dobavljač iz elektronske fakture upisan u šifarnik dobavljača sa pogrešnim PIB-om, potrebno je da pronađete dobavljača i da upišete ispravan PIB (uputstvo za izmenu podataka o dobavljaču nalazi se ovde). Pošto to uradite, elektronsku fakturu možete da povežete sa dobavljačem iz šifarnika dobavljača tako što prvo u padajućem meniju Način povezivanja elektronskog dokumenta sa dobavljačem iz baze programa (označen brojem 2 na prethodnoj slici) izaberete opciju Izborom dobavljača iz baze podataka. Zatim u polju Dobavljač sa kojim e dokument treba da bude povezan (označeno brojem 3 na prethodnoj slici) treba da izaberete dobavljača sa kojim želite da povežete e fakturu i da kliknete na dugme OK.

Ako dobavljač iz elektronske fakture nije upisan u šifarnik dobavljača potrebno je da u padajućem meniju Način povezivanja elektronskog dokumenta sa dobavljačem iz baze programa (označen brojem 2 na prethodnoj slici) izaberete opciju Upisom dobavljača iz e dokumenta u bazu podataka i da zatim kliknete na dugme OK. Pošto to uradite dobavljač iz e fakture će biti upisan u šifarnik dobavljača i povezan sa e fakturom.

POVEZIVANJE POJEDINAČNE EVIDENCIJE PDV

Ako povezujete Pojedinačnu evidenciju PDV sa dobavljačem iz šifarnika dobavljača, pošto kliknete na opciju Poveži sa dobavljačem, prikazaće se sledeći prozor:

U ovom slučaju treba da postupite tako što u polju Partner izaberete odgovarajućeg dobavljača.

KORAK 6 - E FAKTURE IZ PRETHODNIH PORESKIH PERIODA

E fakture iz prethodnih poreskih perioda su e-fakture čiji je status promenjen u poreskom periodu za koji se podaci uvoze, posle formiranja poslednje Evidencije prethodnog poreza. Na primer, e faktura koja je izdata i prihvaćena od strane primaoca u poreskom periodu januar a zatim stornirana od strane izdavaoca u poreskom periodu jun će se u poreskom periodu jun smatrati e fakturom iz prethodnih poreskih perioda.

E fakture iz prethodnih poreskih perioda bi trebalo da budu upisane u Knjigu primljenih računa ali je zbog specifičnih situacija korisniku ostavljen izbor da li će ih upisati ili ne. Dodatno, ove fakture se iskazuju na poseban način, u posebnim poljima, u Evidenciji prethodnog poreza, o čemu detaljnije možete da se informišete ovde.

U ovom koraku prikazuju se e fakture iz prethodnih poreskih perioda koje su promenile status u poreskom periodu za koji se podaci uvoze. U slučaju da u poreskom periodu nije bilo e faktura iz prethodnih poreskih perioda, ovaj korak će biti preskočen.

Tabela u kojoj se prikazuju E fakture iz prethodnih poreskih perioda ima sledeće kolone:

1. Upiši u KPR. Ako je u ovoj koloni postavljen znak za potvrdu e faktura će biti upisana u Knjigu primljenih računa a ako znak za potvrdu nije postavljen, e-faktura neće biti upisana.
2. Naziv i sedište dobavljača, Broj dokumenta, Datum izdavanja, Datum prometa i Vrednost sa PDV. Na osnovu naziva ovih kolona bi trebalo da bude jasno koji se podaci u njima prikazuju.
3. Nov status. U ovoj koloni prikazan je važeći status e fakture.
4. Datum poslednje promene na SEF. U ovoj koloni prikazan je datum poslednje promene statusa e fakture na SEF.
5. Ako kliknete na link Prikaži PDF u pretposlednjoj koloni program će preuzeti PDF e fakture iz SEF i prikazati ga.
6. U poslednjoj koloni prikazan je link Prikaži na SEF pomoću koga možete da prikažete dokument na portalu SEF. Uslov za prikazivanje je da budete prijavljeni na portal SEF i to na firmu čije dokumente uvozite.

Podrazumevano su sve e-fakture iz prethodnih poreskih perioda označene za upis u Knjigu primljenih računa. Da biste promenili ovu oznaku, kliknite desnim tasterom miša na e-fakturu, a zatim izaberite opciju Upiši u KPR.

Klikom na dugme Dalje možete da pređete na sledeći korak.

KORAK 7 - PRIPREMA ZA KNJIŽENJE

U ovom koraku se vrši priprema dokumenata za knjiženje i ovde nije potrebna interakcija korisnika - sve radnje se obavljaju automatski. Pripremu za knjiženje dokumenata program obavlja tako što vrši sledeće radnje:

1. Utvrđuje šemu za knjiženje dokumenta.
2. Preuzima suprotni konto.
3. Utvrđuje da li postoji veza između dokumenta i kalkulacije.
4. Proverava da li su ispunjeni uslovi za knjiženje.

Detaljan opis prethodno navedenih radnji dat je na navedenim linkovima tako da ih ovde nećemo analizirati.

Kada program izvrši sve radnje u ovom koraku, prelazi se na sledeći korak.

KORAK 8 - UPIS DOKUMENTA U KNJIGU PRIMLJENIH RAČUNA

Tokom ovog koraka vrši se upis uvezenih dokumenata u Knjigu primljenih računa. Korisnička interakcija nije potrebna, a nakon završetka upisa program automatski prelazi na sledeći, ujedno i poslednji korak.

KORAK 9 - OBAVEŠTENJA

Tokom uvoza program može da izvrši određene radnje o kojima treba da obavesti korisnika. Sva obaveštenja te vrste nalaze se u tabeli u poslednjem koraku, a korisnik može pojedinačno da ih prikaže klikom na link Prikaži obaveštenje.

Datum poslednje izmene članka: 09.07.2025