IZDAVANJE E FAKTURA SA DODATNIM INFORMACIJAMA

SADRŽAJ

Dodatne informacije
Upis GLN dobavljača i kupca u šifarnik kupaca
Upis podataka o lokaciji isporuke (poslovnoj jedinici kupca) u šifarnik kupaca
Upis dodatnih informacija prilikom izrade e fakture

DODATNE INFORMACIJE

Dodatne informacije u e fakturi mogu da se podele u tri grupe:

1. GLN dobavljača i kupca. GLN dobavljača je podatak koji se upisuje u e fakturu sa ciljem da kupac identifikuje dobavljača u svom informacionom sistemu, odnosno sa ciljem da kupac može automatski da knjiži dokumente dobavljača. GLN kupca je podatak koji se upisuje u e fakturu i predstavlja identifikaciju kupca. Sa tačke gledišta automatizacije, za razliku od GLN dobavljača, GLN kupca nije podatak koji je naročito koristan, međutim određene firme zahtevaju da ovaj podatak bude upisan u e-fakturu.
2. Podaci o lokaciji isporuke. Pod podacima o lokaciji isporuke podrazumevaju se naziv lokacije isporuke, adresa, mesto i GLN lokacije isporuke. GLN lokacije isporuke je podatak koji se upisuje u e fakturu sa ciljem da kupac identifikuje lokaciju na koju je isporučena roba ili usluge, odnosno sa ciljem da kupac može automatski da knjiži dokumente dobavljača.
3. Reference. U ovu grupu informacija spadaju reference prema drugim dokumentima ili dogovorima. Na primer, broj otpremnice, broj narudžbenice, broj radnog naloga, referenca kupca, broj tendera i slično.

UPIS GLN DOBAVLJAČA I KUPCA U ŠIFARNIK KUPACA

U poslovnom softveru Sors podrazumevani GLN dobavljača upisuje se za svakog kupca posebno u šifranik kupaca. To praktično znači da je ostavljena mogućnost da korisnik programa Sors ima različite GLN dobavljača za različite kupce.

Upis GLN obavlja se u prozoru za unos i izmenu podataka o kupcu. Ako upisujete novog kupca prozor za unos kupca možete da pokrenete na način koji je opisan ovde. U slučaju da je potrebno da izmenite GLN za kupca koji je već upisan u bazu podataka, prozor za izmenu podataka o kupcu možete da pokrenete na način koji je objašnjen ovde.

Prozor za unos i izmenu podataka o kupcu izgleda kao na slici ispod.

U polje GLN prodavca, koje je na slici označeno brojem 2, možete da upišete GLN dobavljača a u padajućem meniju Polje u koje se upisuje GLN prodavca, koje je na slici označeno brojem 4, možete da izaberete polje u e fakturi u koje će GLN dobavljača da bude upisan. Radi se o tome da različite firme zahtevaju da se GLN broj upiše u različita polja a informaciju o tome u koje polje e fakture treba da bude upisan GLN dobavljača možete da potražite od vašeg kupca.

U polje GLN kupca, koje je na slici označeno brojem 3, možete da upišete GLN kupca a u padajućem meniju Polje u koje se upisuje GLN kupca, koje je na slici označeno brojem 5, možete da izaberete polje u e fakturi u koje će GLN kupca da bude upisan. Isto kao i kod GLN dobavljača, različite firme zahtevaju da se GLN kupca upiše u različita polja e fakture.

GLN dobavljača i kupca koji se upišu u šifarnik kupaca predstavljaju podrazumevanu vrednost što znači da će automatski biti upisani u odgovarajuća polja e fakture kada korisnik izabere kupca u prozoru za izradu računa ali će korisnik prilikom izrade svakog računa biti u prilici da promeni ove podatke. Više o promeni GLN dobavljača i kupca prilikom izrade računa možete da saznate ovde.

UPIS PODATAKA O LOKACIJI ISPORUKE (POSLOVNOJ JEDINICI KUPCA) U ŠIFARNIK KUPACA

Podaci o lokacijama isporuke, odnosno podaci o poslovnim jedinicama kupca u koje se isporučuju roba ili usluge, u poslovnom softveru Sors mogu da se upišu u šifarnik kupaca. Prilikom izrade računa ili računa - otpremnice korisnik može da izabere lokaciju isporuke, odnosno poslovnu jedinicu kupca u koju se isporučuju roba ili usluge i podaci koji su upisani u šifarnik kupaca će biti upisani u odgovarajuća polja e fakture. Podaci o lokaciji isporuke su GLN lokacije isporuke, naziv lokacije isporuke, adresa, mesto i poštanski broj.

Upis podataka o lokaciji isporuke obavlja se u prozoru za unos i izmenu podataka o kupcu. Ako upisujete novog kupca prozor za unos kupca možete da pokrenete na način koji je opisan ovde. U slučaju da je potrebno da izmenite podatke o lokaciji isporuke za kupca koji je već upisan u bazu podataka, prozor za izmenu podataka o kupcu možete da pokrenete na način koji je objašnjen ovde.

Prozor za unos i izmenu kupca je prikazan na prethodnoj slici. U ovom prozoru je potrebno da kliknete na karticu Poslovne jedinice koja je na prethodnoj slici označena brojem 1. Pošto to uradite, upis poslovne jedinice kupca možete da obavite tako što ćete u polja za unos teksta Naziv, GLN, Adresa, Mesto, Poštanski broj i Napomena upisati odgovarajuće podatke a zatim kliknuti na dugme Dodaj, posle čega će poslovna jedinica biti upisana u tabelu. Postupak možete da ponovite onoliko puta koliko poslovnih jedinica želite da evidentirate. Napominjemo da GLN poslovnih jedinica treba da tražite od vašeg kupca.

Izmenu poslovne jedinice možete da izvršite tako što dva puta kliknete na odgovarajuću poslovnu jedinicu posle čega će se prikazati prozor u kome možete da izmenite podatke o poslovnoj jedinici.

Važno je da napomenemo da različite firme zahtevaju da se GLN lokacije isporuke upiše u različita polja e fakture. Gotovo sve firme zahtevaju da se GLN lokacije isporuke upiše u polje e fakture BT-71, ali postoje izuzeci. Informaciju u koje polje u e fakturi treba da se upiše GLN lokacije isporuke možete da dobijete od vašeg kupca. Izbor polja u e fakturi u koje se upisuje GLN poslovne jedinice možete da obavite tako što u padajućem meniju Polje u koje se upisuje GLN poslovne jedinice (označen brojem 6 na prethodnoj slici) izaberete odgovarajuću opciju.

Prilikom izrade računa ili računa - otpremnice, pošto izberete kupca, u padajućem meniju Poslovna jedinica kupca (označen na slici ispod) prikazaće se sve lokacije isporuke koje su prethodno upisane u šifranik kupaca. Pošto u ovom meniju izaberete odgovarajuću poslovnu jedinicu kupca (lokaciju isporuke) podaci koje ste prethodno upisali u šifranik kupaca (GLN, naziv, adresa, mesto ...) će biti upisani u odgovarajuća polja e fakture.

Informacije o lokaciji isporuke koje su posle izbora u padajućem meniju Poslovna jedinca kupca upisane u odgovarajuća polja e fakture (na osnovu podataka iz šifranika kupaca) možete da prikažete i eventualno izmenite na način koji je opisan ovde.

UPIS DODATNIH INFORMACIJA PRILIKOM IZRADE E FAKTURE

Sve dodatne informacije mogu da se upišu u odgovarajuća polja e fakture prilikom izrade računa ili računa - otpremnice tako što u prozoru za izdavanje računa ili računa - otpremnice kliknete na dugme Dodatni podaci (prikazano na slici ispod).

Pošto to uratite otvoriće se prozor za unos dodatnih informacija koji je podeljen na pet delova:

1. Reference. U ovom delu prozora se upusuju referentni podaci o računu, na primer broj ugovora, broj narudžbenice, broj tendera i drugo.
2. GLN prodavca i kupca. U ovaj deo prozora se upisuje GLN dobavljača i GLN kupca. Kao što smo prethodno rekli, GLN dobavljača je podatak koji služi da bi kupac identifikovao dobavaljača u svom informacionom sistemu i da bi automatski knjižio njegove dokumente.
3. Podaci o lokaciji (objektu) isporuke. U ovaj deo prozora se upisuju informacije o lokaciji isporuke, kao što su adresa, mesto, GLN i naziv lokacije isporuke.
4. CRF. Opcije koje se nalaze u ovom delu prozora se koriste prilikom izdavanja e faktura korisnicima javnih sredstava o čemu možete da se informišete ovde.
5. Poreska obaveza. Ovde se nalazi padajući meni u kome možete da izaberete datum nastanka PDV obaveze. U najvećem broju slučajeva datum nastanka PDV obaveze je datum prometa i u ovom padajućem meniju ne treba da vršite promene.

Prozor za unos i prikaz dodatnih informacija izgleda kao na slici ispod.

Polja u ovom prozoru su označena na tri načina prema uputstvima Ministrastva finansija:

1. Oznakom. Svako polje u e fakturi ima svoju oznaku koja sadrži dva slova i brojeve (na primer BT-10)
2. Nazivom polja na srpskom jeziku
3. Nazivom polja na engleskom jeziku

REFERENCE

Najvažnija polja u ovom delu prozora su BT-10 referenca kupca / broj za rutiranje, BT-13 referenca narudžbenice (upisuje se broj narudžbenice), BT-15 referenca prijemnice (upisuje se broj prijemnice) i BT-16 referenca otpremnice (upisuje se broj otpremnice).

GLN PRODAVCA I KUPCA

U polja koja se nalaze u ovom delu prozora upisuju se GLN dobavljača i kupca. Kao što smo rekli u prethodnom izlaganju, GLN dobavljača je podatak koji se upisuje u e fakturu sa ciljem da kupac identifikuje dobavljača u svom informacionom sistemu, odnosno sa ciljem da kupac može automatski da knjiži dokumente dobavljača. GLN kupca je podatak koji nije naročito koristan sa stanovišta automatizacije ali određene firme zahtevaju da on bude upisan u e fakturu. Poslovni softver Sors omogućava automatski upis GLN dobavljača i kupca na osnovu podataka iz šifarnika kupaca, o čemu možete da se informišete ovde. Polja za upis GLN dobavljača i kupca su podrazumevano zaključana zato što se pretpostavlja da ovaj podatak treba da bude automatski preuzet iz šifarnika kupaca. Ova polja možete da otključate i da upišete GLN dobavljača i kupca ručno tako što uklonite znak za potvrdu ispred opcije GLN prodavca i kupca se popunjava automatski na osnovu podataka iz šifarnika kupaca.

PODACI O LOKACIJI (OBJEKTU) ISPORUKE

U ovom delu prozora upisuju se informacije o lokaciji isporuke, odnosno informacije o poslovnoj jedinici kupca u koju se isporučuje roba i usluge. Ovi podaci se podrazumevano preuzimaju iz šifarnika kupaca (o čemu možete da se informišete ovde) i zbog toga su sva polja u ovom delu prozora podrazmevano zaključana. Ako želite da ove podatke upisujete ručno potrebno je da prvo otključate polja u ovom delu prozora tako što ćete ukloniti znak za potvrdu ispred opcije Podaci o lokaciji (objektu) isporuke se upisuju automatski.